काम के बिजी शेड्यूल से समय बचाने के उपाय

आज के इस दौड़-भाग भरे समय में सभी का बिजी शेड्यूल Busy Schedule जारी रहता है। इस दौरान इस बिजी शेड्यूल से समय को कैसे बचाया Time Management जाए सभी लोग इस बात से हमेशा परेशान रहते हैं। आज हम आपको कुछ ऐसे उपाय बताने वाले हैं जिसकी मदद से आप अपने बिजी शेड्यूल से भी आराम से समय बचा पाएंगे। दरअसल हम जो तरीके बताने वाले हैं इसे हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू Harvard Business Review द्वारा खोज कर निकला गया है। अगर आप का समय भी दफ्तर में लोगों से बातचीत करने और मीटिंग के दौरान बर्बाद हो जाता है तो आप इन उपायों को जानकर अपना काफी समय बचा सकते हैं।

काम के लिए कैलेंडर पर भी ध्यान दें

आजकल के मुश्किल भरे काम और हड़बड़ी में इंसान कैलेंडर को देखना तक भूल जाता है, लेकिन पुराने समय में लोग कैलेंडर का उपयोग करके ही अपने काम पर ध्यान दिया करते थे। इस दौर में भी आप ऐसा कर सकते हैं, अपने कैलेंडर में कुछ तारीखों को निर्धारित करें जिसमें आप उसे बिजी टैग Busy Tag दे सकते हैं। इन निर्धारित तारीखों के दौरान अगर आपको किसी मीटिंग Meeting की पेशकश की जाती है तो आप उसे इग्नोर Ignore कर सकते हैं। ऐसी मीटिंग के लिए आप दूसरा समय निर्धारित कर सकते हैं या फिर आप इस बात पर गहन चिंतन कर सकते हैं कि आपको इस मीटिंग के लिए अभी कितनी जरूरत है। अगर किसी बड़ी मीटिंग की बात आती है तो आपको विचार-विमर्श कर, इसका निर्णय लेना चाहिए कि वाकई यह मीटिंग बड़ी है या फिर इसे टालकर या आपके बिना भी काम चलाया जा सकता है।

मीटिंग समाप्ति का समय बनाएं

अक्सर कई दफ्तरों की मीटिंग आजकल काफी लंबी चलने लगी है, क्योंकि कोरोना के चलते मीटिंग्स पर ही सब कुछ निर्भर होने लगा है। इसके लिए आपको अपनी मीटिंग की समय अवधि को निर्धारित करना होगा। अगर आप मीटिंग में सब का नेतृत्व कर रहे हैं, तो निर्धारित करें कि यह मीटिंग कितने समय तक चलने वाली हैं। अगर दो मीटिंग एक साथ रखी गई हैं तो उन्हें एक-एक करके लगातार खत्म करने की कोशिश करें। मीटिंग शुरू होने से पहले सभी को इस बात की जानकारी दें कि मीटिंग किस समय तक खत्म हो जाएगी। इन मीटिंग्स में सबसे जरूरी मुद्दों पर सबसे पहले चर्चा होने की बात पर जोर दिया जाना चाहिए। इस तरह की गतिविधि से ना सिर्फ आपका समय बचेगा, बल्कि अन्य मीटिंग कर रहे लोगों को भी समय बचाने का मौका मिलेगा।

ना कहने की आदत विनम्रता से अपनाएं

जब आप अपना समय सुझ-बुझ से चलते हैं और आपको अपने बिजी टैग वाले दिनों में कुछ लोग आपकी डेस्क पर आकर या फिर ऑनलाइन आपसे चर्चा करना चाहते हों, तो उन्हें आपको ना Learn to Say No कहना भी सीखना होगा। साथ ही आपको इसमें विनम्रता भी दिखानी होगी। जब आप इस तरह का रवैया अपनाएंगे तो हो सकता है किसी को बुरा लग सकता है, लेकिन यह आप के समय बचाने के लिए एक अच्छा उपाय है। अगर आप काम के दौरान अपने केबिन का इस्तेमाल करते हैं तो उस केबिन के दरवाजे को बंद करके अपना काम करें। इसके अलावा समय को बचाने के लिए काम के दौरान ऐसी जगह पर जाकर बैठ सकते हैं जहां लोग कम आते हो। आप कॉफी शॉप या फिर कॉन्फ्रेंस रूम में जाकर भी अपना काम निपटा सकते हैं।

ईमेल से जवाब देना सीखें

आजकल संदेश भेजने के कई माध्यम उपलब्ध हो चुके हैं और इन माध्यमों के जरिए आपको लगातार आपके मोबाइल पर कई मैसेज आते रहते हैं। आप नोटिफिकेशन देख कर जल्दी ही जवाब देना उचित समझते होंगे, लेकिन आपको सही प्रक्रिया अपनाकर अपना समय बचाना होगा। अगर मान लीजिए आपके पास कोई ईमेल रात को 9 बजे आया है तो आप इसका जवाब सुबह उठकर भी दे सकते हैं। आप ईमेल को देखकर हड़बड़ी ना करें, बल्कि उचित जवाब के लिए सही समय चुने। अगर आप लोगों को ई-मेल के जरिए बात करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं तो आपको तब तक मैसेज देखने की जरूरत नहीं है, जब तक आप जवाब देने के लिए तैयार नहीं हो जाते।

इन सभी उपायों के साथ-साथ आप समय निर्धारित करने के लिए अपना खुद का कोई उपाय भी बना सकते हैं। जब आप अपने समय को विभाजित करते हुए दिन भर का सारा काम करेंगे, तो खुद को ज्यादा समय दे पाएंगे। उम्मीद करते हैं कि इन उपायों की मदद से आप अपने बिजी शेड्यूल में से कुछ वक्त खुद के लिए और अपनी फैमिली के लिए भी निकाल पाए।